Amiens Métropole

Depuis janvier 2009, la Ville d’Amiens et la communauté d’agglomération Amiens Métropole, dont les services sont mutualisés, se sont dotées d’un Code de procédure du recrutement des personnels. Il comporte dix règles qui visent à garantir transparence, équité et diversité dans les recrutements de la collectivité (voir les 10 règles  en annexe).

Ambitieux, ce code a permis un changement radical de procédure, avec la mise en place de jurys de sélection des candidats, une égalité de traitement pour tous les candidats et tous les postes, le positionnement de la direction des Ressources humaines comme garante du respect de la procédure…

L’année 2009 a été une année d’expérimentation de cette nouvelle procédure. La Direction Générale des Services d’Amiens Métropole, avec la Mission Egalité, ont mandaté le cabinet ASDO pour réaliser une évaluation de ces nouvelles règles, et de leur mise en œuvre.

Le consultant a réalisé son étude auprès des candidats qui ont postulé à un poste en 2009 et auprès des personnes impliquées dans les opérations de recrutement (service recrutement de la DRH, chefs de service, membres des jurys). Voici les principales conclusions de l’évaluation.

Les recrutements effectués par Amiens Métropole ont fortement gagné en transparence. Les jurys de sélection et toute la procédure mise en place représentent incontestablement un progrès par rapport au passé. Les décisions de recrutement reposent sur des critères formalisés, toutes les décisions prises peuvent ainsi être justifiées et les candidats informés des suites réservées à leur candidature.

Le recrutement apparaît également plus équitable. Un jury de recrutement composé de quatre personnes représentant différents services émet un avis suite à la rencontre avec les candidats.

En 2009, un tiers des candidats ont été reçus par un jury. Celui-ci peut utiliser des tests pour départager les candidatures et se sert toujours de grilles de notation objectives construites par la DRH.

Ce jury est particulièrement apprécié des candidats. Considéré comme professionnel et sympathique, le jury permet de prendre du recul par rapport au recrutement. Les membres du jury apprécient également cette procédure qui leur permet de s’impliquer dans les ressources humaines de la mairie et de la communauté d’agglomération.

Si le code de recrutement apparaît donc plus équitable, les nouvelles procédures peuvent être encore améliorées. En effet, l’organisation de jurys et la mobilisation des agents que cela suppose sont très fortement consommatrices de temps. Les services des ressources humaines, les membres des jurys, les chefs de services sont ainsi parfois sur-sollicités. D’où des procédures de recrutement qui ont pu paraître parfois trop longues. La justification des décisions de recrutement semble également parfois mal comprise, ou pas assez précise. A cela s’ajoutent les inévitables déceptions de candidats non retenus alors qu’ils effectuent parfois de nombreuses candidatures.

Rôdé en 2009, déjà peaufiné en 2010, le code de recrutement va donc encore être ajusté en 2011. Les membres du jury seront formés à la lutte contre les discriminations, les tests de recrutements déjà utilisés vont être étendus, l’information des candidats sur la décision prise va être améliorée, et le code de recrutement sera davantage communiqué à l’ensemble du personnel afin que chacun puisse s’y référer.

Le code de recrutement représente indiscutablement une avancée dans la gestion des ressources humaines de la collectivité. Cette avancée se poursuivra en 2011, avec les ajustements qui seront apportés au code, et avec les nouveaux processus d’évaluation et d’entretiens de carrière qui pourront étayer et objectiver les demandes de mobilité.

 ANNEXE : LES 10 RÈGLES DU CODE DE RECRUTEMENT

•  Règle 1 : Rendre les besoins visibles

La DRH dresse la liste des postes à pourvoir en fonction des dates prévisibles de vacances d’emploi, dans les 12 mois qui suivent. Cette liste doit intégrer les décisions de redéploiements et de requalification de certains postes. Elle fait l’objet d’une information générale interne et externe, selon des modalités adaptées permettant de donner aux candidats potentiels une visibilité sur les besoins, et d’offrir à la collectivité des garanties d’excellence dans ses recrutements.

• Règle 2 : Elaborer une fiche de poste par opération de recrutement

La DRH soumet à la Direction Générale les profils de postes à publier et pour chacun d’eux propose les modalités d’organisation des épreuves (test, entretien, etc.) et le caractère interne et/ou externe de l’appel à candidatures.

• Règle  3 : Assurer un suivi régulier des recrutements

La Direction Générale des Services dispose chaque semaine d’une liste à jour des postes faisant apparaître dans deux colonnes distinctes : les nouveaux postes vacants, les postes pourvus au cours de la semaine précédente (un poste est considéré pourvu dès lors que la lettre signée du Maire/Président notifie le recrutement).

• Règle 4 : Professionnaliser les jurys

Les jurys sont composés de quatre membres choisis sur une liste préétablie en respectant les règles suivantes :

- parité hommes / femmes

- un expert interne du service concerné par le recrutement

- un autre expert interne ou externe à la collectivité

- deux membres de l’encadrement de la collectivité (DGS, DGA ou Directeurs) 

- une composition basée sur le souci de la diversité

Cette composition doit permettre de donner un caractère impartial aux travaux du jury, d’autant plus lorsque des agents internes au service sont candidats.

La DRH assiste aux travaux du jury en qualité d’autorité organisatrice. Elle conseille les membres du jury.

• Règle 5 : Rendre les épreuves équitables

L’objectif est de faire en sorte que tous les candidats remplissant les conditions énoncées dans les appels à candidatures soient reçus en entretien. Cependant, dans l’hypothèse où un trop grand nombre de candidatures se fait jour, une formule adaptée pourra être retenue par la Direction Générale des Services (présélection sur CV par le jury, par exemple).

• Règle 6 : Garantir l’égalité de traitement et la neutralité

Les C.V. sont, dès réception, anonymés. Les tests écrits le sont aussi.

• Règle 7 : Rendre les travaux des jurys transparents

A l’issue des épreuves, le jury remet un rapport à la DRH en classant les candidats par ordre préférentiel, selon les résultats obtenus à l’issue des épreuves et/ou des entretiens. Ce rapport fait notamment ressortir :

- les éléments méthodologiques retenus pour classer les candidats

- les conditions de déroulement des épreuves

• Règle 8 : Confidentialité

La DRH communique le rapport, revêtu le cas échéant de ses remarques, à la Direction Générale des Services. Les conclusions de ce rapport restent confidentielles tant qu’elles ne sont pas traduites par une décision expresse de recrutement prise par le Maire-Président.

• Règle 9 : Notifier les résultats aux candidats

Les candidats ne remplissant pas les conditions requises figurant dans l’appel à candidatures sont informés sans délai du rejet de leur candidature. A l’issue des épreuves de sélection et seulement après validation des travaux du jury par la Direction Générale des Services et décision du Maire/Président, la DRH écrit aux candidats remplissant les conditions (refusés ou reçus). Une liste principale correspondant au nombre de postes à pourvoir est dressée. Une liste complémentaire utilisable 12 mois en fonction des ouvertures nouvelles est mise au point. Ces listes sont signées du Directeur Général des Services et servent d’appui aux décisions soumises au Maire-Président.

• Règle 10 : Evaluer les procédures

L’ensemble des opérations de recrutement fait l’objet d’un contrôle régulier opéré par le chargé de mission «égalité des droits ». Celui-ci remet à cet effet au DGS et au Maire-Président un rapport annuel portant tant sur les conditions de recrutement que sur l’impact de celles-ci sur l’évolution des équipes en terme de diversité.